¿Quién ve mis datos cuando vendo mi empresa? Quién tiene la información, quién la controla y cómo saberlo

Piensa en cómo circulan los papeles en muchas ventas. Le das tus cuentas a un intermediario. Él se las pasa a un colaborador en otra provincia, que se las enseña a tres compradores, que se las reenvían a su asesor y a su banco. Al cabo de un mes no sabes quién tiene tus números, a quién pedir explicaciones ni quién responde si algo se filtra.

Vender exige enseñar, eso no tiene remedio. Lo que sí tiene remedio es cuánto enseñas, a quién y cuándo, y poder comprobar después qué ha visto cada uno. Para eso sirven tres herramientas: el anuncio sin nombre, el acuerdo de confidencialidad y una carpeta de documentos con permisos y registro (lo que en inglés se llama data room, «sala de datos»).

El orden importa más que los detalles: nada que identifique la empresa antes de la confidencialidad y nada delicado antes de que el comprador haya demostrado que va en serio (por ejemplo, con una carta de intenciones). Lo explicamos en NDA y carta de intenciones.

Enseñar por fases, con acuerdo firmado y con permisos por carpeta, son esas medidas razonables. Mandar las cuentas por correo a quien las pida es lo contrario, y luego cuesta más reclamar.

Las cifras de tu empresa son información de negocio. Pero en la carpeta también acabarán nóminas, contratos de trabajo, listados de clientes con nombre y teléfono. Eso son datos personales de otras personas, y su protección no depende de lo que firmes con el comprador.

• Solo lo necesario. Para valorar tu plantilla, al comprador le basta saber puesto, antigüedad, salario y tipo de contrato. Los nombres, DNI y direcciones pueden esperar a la fase final.
• Clientes con código. «Cliente A: 18 % de las ventas, contrato hasta 2028» dice lo mismo que el nombre y no le da al comprador una lista para llamar.
• Borrado si no se cierra. Recuérdaselo por escrito al comprador que se retira: la ley le obliga a suprimir los datos de inmediato.
• Todos los que tocan los datos guardan secreto. Responsables, encargados y cualquier persona que intervenga en el tratamiento están sujetos a un deber de confidencialidad, que sigue después de terminar su relación (art. 5 LOPDGDD).

Esto es lo que ocurre con tu información si vendes con nosotros. Solo contamos lo que hace la web hoy.

• Tú das y quitas permisos. Puedes abrirle a un comprador toda la carpeta o carpeta a carpeta, y quitarle el permiso cuando quieras: deja de ver esa carpeta al momento.
• «Quién ha visto qué». Cada vez que un comprador abre o descarga un archivo queda apuntado con la fecha y la hora, y lo ves en tu carpeta.
• La firma queda registrada. Al firmar el acuerdo de confidencialidad, la web guarda la fecha, una huella de la dirección IP y una huella del documento firmado.
• Los archivos no son públicos. Solo se abren a través de la web, que comprueba antes los permisos y la confidencialidad firmada de quien los pide.
• No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de otras empresas. Los proveedores que nos ayudan a guardar la información y a enviar correos solo pueden usarla para eso, y están en la Unión Europea o con garantías equivalentes. Todo está en nuestra política de privacidad.

Tu nombre, tu teléfono, tu correo y los mensajes que envías son datos personales tuyos, y quien los guarda (cualquier plataforma, intermediario o asesor) tiene obligaciones contigo.

Si crees que no se han respetado, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (art. 77 RGPD). Pregúntale lo mismo a cualquier intermediario al que entregues tus papeles: dónde los guarda, quién los ve y cómo los borra si no hay venta.

Cuándo y cómo contárselo a tu plantilla, sin que lo sepa antes por otro lado, está en ¿se enterarán mis empleados de que vendo?. Y si quieres empezar con tu ficha anónima, entra en vende tu empresa.